I buoni pasto sono entrati stabilmente nel lessico del welfare aziendale perché rispondono a un bisogno semplice e quotidiano: rendere più sostenibile la pausa pranzo, senza trasformarla in un rompicapo organizzativo.
Quando però si passa dall’idea alla scelta concreta, la domanda che arriva prima o poi è sempre la stessa: quanto pesa sul budget aziendale? La risposta non sta in un solo numero, perché il costo dipende da vari elementi (valore del buono, formato, condizioni di fornitura, gestione interna e regole fiscali). La buona notizia è che la normativa italiana offre un quadro abbastanza chiaro e, se si impostano bene le regole di utilizzo, è possibile stimare il budget con precisione e ridurre le aree di incertezza.
Che cosa paga davvero un’azienda quando introduce i buoni pasto?
Un’azienda paga principalmente il valore nominale dei buoni che decide di riconoscere ai dipendenti, più gli eventuali costi di servizio legati all’emissione e alla gestione. In pratica, non si compra “cibo”, ma un titolo di pagamento (cartaceo o elettronico) utilizzabile presso una rete di esercizi convenzionati.
Per orientarsi, è utile separare le voci, così da evitare l’errore più comune: considerare solo il taglio facciale (ad esempio 8 o 10 euro) e trascurare ciò che sta intorno. Le componenti tipiche sono:
- Valore dei buoni: quanto l’azienda carica o distribuisce per ciascuna giornata lavorativa prevista.
- Costi di servizio: condizioni economiche del fornitore (gestione piattaforma, assistenza, emissione, spedizioni se cartacei, ecc.).
- Gestione interna: tempo amministrativo per regole, ordini, variazioni, onboarding dei nuovi assunti.
- Aspetti fiscali/IVA: che incidono sul costo “netto” per l’azienda e sulla convenienza rispetto ad alternative.
Quali regole fiscali incidono sui costi: soglie di esenzione e chiarezza normativa
La leva più importante, quando si parla di convenienza, è la disciplina fiscale prevista per le prestazioni sostitutive di mensa. In Italia la regola di riferimento è l’articolo 51 del TUIR: entro determinate soglie giornaliere, il valore dei buoni pasto non concorre a formare reddito da lavoro dipendente.
Dal 1° gennaio 2026 la soglia di esenzione per i buoni pasto elettronici è salita a 10 euro al giorno, mentre per i cartacei è rimasta a 4 euro al giorno. Questa modifica è stata introdotta dalla Legge di Bilancio 2026 (Legge 30 dicembre 2025, n. 199) intervenendo proprio sull’art. 51, comma 2, lettera c), del TUIR.
E se l’importo supera la soglia?
In caso di superamento, la tassazione riguarda solo la parte eccedente (non l’intero valore): è un dettaglio che evita effetti “a scatto” e rende più semplice pianificare importi e policy.
Commissioni, rete di accettazione e costi “indiretti”
Un tema che spesso emerge riguarda le commissioni applicate agli esercenti (bar, ristoranti, supermercati) che accettano i buoni. Dal punto di vista dell’azienda, non è una voce “in fattura” come il valore nominale, ma può incidere sul funzionamento del servizio: se la rete è poco motivata ad accettare i buoni, l’esperienza dei dipendenti peggiora e il benefit perde efficacia.
Negli ultimi anni è stato introdotto un tetto alle commissioni applicabili nei rapporti tra società emettitrici e rete commerciale, fissato al 5% del valore nominale, con l’obiettivo di rendere più sostenibile l’accettazione dei ticket.
L’effetto pratico, per chi decide in azienda, è soprattutto questo: valutare un fornitore significa considerare anche solidità della rete e facilità di convenzionamento, perché incidono sul “costo percepito” del benefit (se il dipendente fa fatica a spendere i buoni, l’investimento rende meno).
Come fare un calcolo realistico?
Per stimare il budget serve un metodo ripetibile. Una base prudente è ragionare su giornate lavorative e platea effettiva (non necessariamente tutti i dipendenti ogni giorno: ci sono part-time, trasferte, ferie, smart working con regole aziendali diverse).
A questi importi vanno aggiunti i costi di servizio previsti dal contratto. Qui non esiste una cifra universale: cambiano in base a volumi, modalità di gestione, servizi inclusi e condizioni commerciali. Il consiglio pratico è chiedere al fornitore un’offerta che espliciti chiaramente:
- costo unitario (se presente) e servizi inclusi
- eventuali costi di attivazione
- gestione ricariche/ordini e reportistica
- assistenza (azienda e dipendenti)
- tempi e modalità di fatturazione
Se l’obiettivo è la leggibilità del budget, l’ideale è arrivare a un “costo annuo stimato” composto da due righe: nominale + servizi.
IVA, deducibilità e documenti: cosa controllare?
In linea generale, l’acquisto dei buoni pasto per dipendenti rientra tra le spese di personale e, se erogato alla generalità o a categorie omogenee, viene spesso trattato come integralmente deducibile ai fini delle imposte dirette, secondo la prassi richiamata anche da operatori di settore che citano riferimenti del TUIR e circolari storiche.
Per l’IVA, un riferimento utile è la prassi dell’Agenzia delle Entrate: la Risoluzione n. 75 del 1° dicembre 2020 entra nel merito della fatturazione e del calcolo quando sono presenti sconti e intermediari.
La regola pratica, senza entrare troppo nel tecnicismo, è questa: quando valuti un contratto, chiedi sempre esempi di fattura e una spiegazione scritta di come vengono gestite IVA e imponibile. Riduce incomprensioni e rende più facile confrontare offerte diverse.
Scelta del fornitore e gestione quotidiana: dove si annida il costo “nascosto”?
Il costo più fastidioso è quello che non si vede: tempo perso in chiarimenti, ricariche complicate, assistenza lenta, dipendenti che non sanno dove spendere i buoni. Per evitarlo, conviene ragionare per domande pratiche:
- Quanto è semplice aggiungere o togliere persone e modificare importi?
- La reportistica è chiara (per contabilità e HR)?
- I dipendenti hanno un’app o strumenti immediati per saldo e ricerca locali?
- La rete è ampia e aggiornata nel territorio dove lavorano?
In questo contesto, realtà come welfare Pellegrini (brand del Gruppo Pellegrini, attivo nei servizi di welfare e nei buoni pasto per le aziende) propongono soluzioni in formato elettronico e via app, puntando su gestione e spendibilità nella rete convenzionata. Per avere un’idea delle variabili che incidono sull’investimento e capire, in concreto, quanto costano i buoni pasto alle aziende, può essere utile consultare le informazioni pubblicate direttamente dal provider e confrontarle con quelle di altri operatori, così da costruire un quadro più completo prima di decidere.
FAQ
Si possono dare anche in smart working?
In molte aziende sì, perché il buono è legato alla prestazione lavorativa e alle policy interne, non al luogo fisico. Esistono inoltre chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate che affrontano il tema dei buoni in lavoro agile dal punto di vista delle ritenute e della natura del benefit.
Conviene davvero il formato elettronico?
Se l’obiettivo è massimizzare l’esenzione per il dipendente, spesso sì: la soglia giornaliera esente è più alta (10 euro contro 4 euro).
Come evito disparità tra dipendenti?
La strada più semplice è definire criteri trasparenti (generalità o categorie omogenee) e mettere per iscritto le regole: chi ne ha diritto, quando matura, cosa succede in ferie/assenze, come si gestiscono part-time e trasferte.
Checklist finale per tenere i costi sotto controllo
La regola è partire da poche scelte chiare e misurabili. Una checklist essenziale:
- Definisci platea e giornate erogabili (non quelle teoriche).
- Scegli valore e formato, tenendo a mente le soglie di esenzione (10 euro elettronico, 4 euro cartaceo).
- Chiedi un’offerta trasparente su servizi inclusi, assistenza e fatturazione.
- Valuta rete di accettazione e strumenti per i dipendenti (app, ricerca locali, saldo).
- Metti in policy due pagine di regole: semplici, coerenti, uguali per tutti.
Con questi passaggi, il tema dei costi diventa molto più gestibile: non serve “indovinare” il budget, basta costruirlo in modo ordinato e verificabile, usando le regole fiscali e i dati che la normativa mette già a disposizione.
